Бухучет.ру

(812)927-24-90

Как сохранить бухгалтерские документы?

Многих людей волнует вопрос о том, можно ли хранить какие-либо документы в электронном виде? А ответ один – конечно можно. Причем действующее налоговое и бухгалтерское законодательство позволяет это делать. Однако в этом случае нужно следить за тем, чтобы документы в электронном виде были заверены настоящей электронной подписью. Но необходимо учитывать то, что в некоторых случаях придется делать и бумажные копии этих документов, а потом заверять их печатью. Ведь бывают случаи, когда контрагент или проверяющие могут запросить документы, для которых просто нет строго утвержденного формата. Поэтому сегодня полностью отказаться от привычного документооборота еще пока нельзя.

Где должны находиться «первичка» или другие документы?

Для хранения таких документов оборудуют специальные помещения, шкафы или сейфы, чтобы в последтствии не заниматься восстановлением бухгалтерского учета.
Как именно устроить такие хранилища, можно узнать из правил, которые одобрены решением коллегии российского архива. Соблюдать все, требования, которые там присутствуют совсем не обязательно, так как все может зависеть от конкретного вида документов.

Если это бланки строгой отчетности, то держать их нужно в сейфах или в специальных помещениях, которые обеспечат полную сохранность документов. А кассовые ордена, выписки из банка, авансовые отчеты и другие важные документы необходимо собирать в хронологическом порядке. Помимо этого, все счета-фактуры нужно регистрировать в журнале учета по мере того, как они были выставлены и получены, поэтому должны быть в хронологическом порядке. Все журналы учета хранятся не меньше 4-х лет. Если же это бумаги, относящиеся к коммерческой тайне, то такие важные документы хранятся только в сейфах. Другие документы помещают в специальные помещения или в закрывающиеся шкафы, которые будут находиться под ответственностью честных людей, которые были уполномочены главным бухгалтером.

Как долго хранятся документы?

Если это бухгалтерские регистры, первичка или отчетность, то они хранятся не меньше пяти лет. Исключением являются те документы, которые подтверждают убытки в налоговом учете. Поэтому хранят такие документы на протяжении всего времени, пока убытки будут уменьшать базу по налогу на прибыль и дополнительно еще четыре года после того, как долг будет погашен. Существует особый порядок для БСО. Это упакованные в мешки копии уже использованных бланков, которые подтверждают суммы принятых наличными. Эти мешки опечатывают и хранят не меньше пяти лет. После этого срока, однако не раньше месяца даты последней инвентаризации, все копии уже использованных бланков уничтожают на основе акта о списании бланков.

А как считать сроки хранения?

Чаще всего началом срока хранения документов является 1 января следующего года, после года их составления. Если это книги покупок и продаж, то срок хранения определяют с даты, когда была последняя запись в них. А для тех документов, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества, то отсчет срока следует начинать с того момента, когда было прекращено начисление амортизации.