Бухучет.ру

(812)927-24-90

Возмещение командировочных расходов

У служебной командировки есть нормативное, очень лаконичное определение, его дает Трудовой кодекс Российской Федерации: поездка работника на строго оговоренный срок с целью выполнения задания работодателя за пределами места постоянной работы. К сожалению, лаконичность не стала плюсом, а потому определение нуждается в нескольких уточнениях.

Прежде всего поясним понятие "за пределами места постоянной работы". Если у работника есть фактическая возможность после завершения рабочего дня вернуться домой, то, хотя он и выполняет свои обязанности вне основного места работы, его разъезды командировкой не признаются, и в таком случае предприятие может компенсировать расходы на проезд, но не выплачивает суточных.

Поясняет Трудовой кодекс и ту часть определения, в которой упоминается "поручение работодателя": если характер работы сотрудника предполагает, что трудится он в принципе в пути или же его должностные задачи предполагают только выполнение выездной работы, то его поездки так же не причисляются к командировкам. В таком случае выплаты работнику оформляются как компенсация расходов за проезд, о командировочных расходах речь не идет.

Если же условия этих двух пунктов определения соблюдены, то поездка работника считается командировкой, а предприятие обязано возместить ему командировочные расходы. Статья 168 того же Трудового кодекса РФ утверждает, что работодатель обязан оплатить дорогу работника к месту командировки и его проезд обратно, найм жилья для сотрудника, иные оговоренные ранее расходы (например, телефонная связь, интернет и т.п.), дополнительные расходы (суточные). Так же компенсируются различные визовые и страховые сборы, в случае необходимости - ночевка в аэропорту и т.д.

Для работодателя в моменте учета командировочных трат для оформления налоговых расходов важно наличие трудового договора с сотрудником, где и описаны условия командировки и размер командировочных выплат. При оформлении поездки сотрудника посторонней организации или сотрудника, с которым организация заключила гражданский договор, даже в случае фактической оплаты такой поездки, предприятие не может зачислить расходы на нее в командировочные.

Вообще, для налогового учета важен лишь пункт "дополнительные расходы", то есть - суточные. Все компенсации тех затрат сотрудника, которые подтверждены документально (билеты, проживание, телефонные счета и пр.) не относятся к налогооблагаемым. Что касается учета и нормирования командировочных расходов для последующего налогообложения прибыли предприятия, то они описаны в статьях главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации. Тот же документ, но в Главе 23 устанавливает нормы компенсации командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль физических лиц. Нормативные документы никак не ограничивают работодателя в установлении суммы суточных выплат, но устанавливают норму, с которой не стягивается налог на прибыль физических лиц. Поскольку существует объективная разница возможных расходов в разных регионах мира, установлены разные нормы суточных выплат, они обновляются в форме Приложений к соответствующим нормативным документам: для работников бюджетной сферы (кроме госслужащих) - Постановление Правительства Российской Федерации №729 от 02.10.2002, для остальных - Приказ Министерства финансов Российской Федерации №49н от 06.07.2001. Учитывая многообразие документов, которые устанавливают нормы компенсации командировочных расходов и многочисленные разночтения, Высший Арбитражный Суд постановил не подвергать налогообложению (учитывая НДФЛ) суточные выплаты, превышающие норму. Однако, учитывая, что нормативных документов, регулирующих этот вопрос, десятки, стоит прописывать в трудовом договоре размер суточных выплат с учетом документального подтверждения и без него, такая практика поможет избежать ситуации, когда командировочные расходу будут признаны не компенсационными, а, следовательно, будут обложены налогом.

Суточные оформляются бухгалтерией поденно за каждый день командировки, учитывая выходные дни, первым днем командировки принято считать день отправления средства передвижения, с помощью которого сотрудник попадет в место командирования, а последним - день прибытия транспорта в город постоянной работы сотрудника. В случае необходимости учитывается и дорога к вокзалу или аэропорту. Следует учитывать, что командировка работника не должна длиться дольше сорока дней, а в отельных случаях (список таких работ нормативно утвержден) одного года.